Å arrangere større konferanser, fagdager og landsmøter er noe de fleste organisasjoner har på sin årlige aktivitetsplan. Slike arrangement er viktig både som et medlemstilbud, men ikke minst for å sette fokus på sin sak og synliggjøre organisasjonen. Konferanser og fagdager er gylne profileringsanledninger; en måte for utenforstående å få høre om og ikke minst bli kjent med din organisasjon.
Gode påmeldingssystemer
Man legger som regel svært mye tid, krefter og fokus inn i å sikre at programmet er sterkt, at lokalet er egnet, at foredragsholderne er ivaretatt, at matserveringen vil være av høy kvalitet og gå på skinner. Like viktig, men lett å overse, er at deltakerne føler seg ivaretatt. Med arrangement for over 100 mennesker, kanskje flere hundre, er det fort mange mennesker og behov å holde styr på.
Å føle seg ivaretatt
For slike arrangement er det helt essensielt med gode systemer; systemer man kan stole på og som minimerer risikoen for menneskelige feil. Det er en kjedelig situasjon å finne seg i å ankomme et registreringsbord bare for å finne ut at man ikke står på deltakerlisten. Det er unødvendig å si at det ikke akkurat etterlater et godt førsteinntrykk.
Risiko med gratisløsninger
Det finnes et ikke ubetydelig antall gratisløsninger på markedet. Disse kan virke appellerende av den enkle grunn at de er nettopp gratis. Men som med så mye annet så får man som regel det man betaler for. Virker noe for godt til å være sant, så er det ofte det også.
Vi har systemene!
Orgservice har arrangert konferanser i over ti år og har et sømløst system for å ivareta påmeldinger. Enten det er helgearrangement med overnatting eller dagskonferanser for flere hundre, så har vi systemene og rutinene som sikrer at de som melder seg på blir registrert, får en bekreftelse og eventuelle behov de måtte ha, det være seg diett, overnatting eller annet, blir ivaretatt. Vi vet viktigheten av å kommunisere med de påmeldte i forkant av arrangementet da mangel på dette kan medføre unødvendig usikkerhet og tvil. Dette kan igjen føre til merarbeid i form av telefoner og eposter med spørsmål om man er registrert eller om ulike behov er notert.
Så god kontroll som mulig
Et lite hår i suppa kan være nok til å farge et helt arrangement med misnøye. Det er mange elementer som man ikke kan ha full kontroll, men én ting man kan gjøre er å sikre at de påmeldte føler seg ivaretatt. Da er det oftere lettere å bli tilgitt for ting som ligger utenfor ens kontroll.
Vi hjelper deg gjerne. Kontakt oss i dag for å høre hvordan.