Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan Orgservice håndterer dine personopplysninger. Vi oppfordrer deg til å lese nøye gjennom personvernerklæringen.

Sentrale begreper
Personopplysninger er informasjon som alene eller sammen med andre opplysninger kan brukes til å identifisere, lokalisere eller kontakte en person. Eksempler på personopplysninger er navn, telefonnummer og IP-adresse.

Behandling av personopplysninger innebærer alle former for håndtering av personopplysninger som: innsamling, analyse, registrering og lagring.

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke opplysninger som anmodes. Det er behandlingsansvarlig som er ansvarlig for at håndteringen av dine personopplysninger skjer ut i fra den gjeldende personopplysningsloven.

Orgservice er behandlingsansvarlig
Orgservice AS, ved daglig leder Elin Lilloe-Wall, er behandlingsansvarlig for håndteringen av dine opplysninger.

Hvilke opplysninger samler vi inn?
Når du registrerer deg via et skjema, sender en epost og ber om medlemskap, eller ringer til oss for å bli medlem, blir du bedt om å gi fra deg informasjon. Avhengig av foreningen kan vi be om følgende opplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-postadresse
  • Fødselsdato
  • Kontonummer
  • Helseopplysninger

Dersom du er ansatt i virksomheten samler vi i tillegg inn fødsels- og personnummer.

Informasjon fra andre kilder
Når du inngår en medlemsavtale godtar du at vi også kan registrere andre opplysninger basert på offentlig tilgjengelig informasjon. Dette kan f.eks være telefonlister fra Bring.

Hva bruker vi personopplysninger til?
Personopplysningene brukes til å administrere ditt medlemsforhold med våre kunder.

Informasjonen du gir fra deg brukes til følgende formål:

  • Sende ønsket materiale som inngår i medlemsavtalen
  • Sende medlemskontingent og faktura for andre arrangementer du selv velger å delta på
  • Sende informasjon om arrangementer med mer som er relevant for ditt medlemskap
  • Svare på forespørsler
  • Legge deg til e e-post lister for nyheter og annet innhold dersom du selv har valgt dette
  • Kontakte deg pr telefon ved behov

Hvilket rettslig grunnlag har vi for å behandle dine opplysninger?
For å oppfylle vårt krav til medlemskapet du velger å inngå i trenger vi opplysninger for å kunne kontakte deg.

Frivillige organisasjoner mottar i tillegg støtte fra Bufdir basert på medlemsantall. Bufdir, gjennom Fordelingsutvalget, kan kreve ettersyn av innrapporterte tall. I henhold til Bufdir sitt regelverk skal organisasjonen oppbevare dokumentasjon i sentralleddet i fem år regnet f.o.m. 1. januar i grunnlagsåret (jmf. Punkt 5.1 i Regelverk for tilskudd til funksjonshemmedes organisasjoner).

I henhold til norsk regnskapslov er vi pålagt å oppbevare opplysninger i 10 år.

Hvor lenge lagres opplysningene?
Vi behandler personopplysningene så lenge du er medlem i en av våre kundeforeninger, eller er ansatt.

Dersom du melder du ut av en kundeforening tar vi vare på opplysningen i 5 år ihht retningslinjer for offentlig støtte, deretter sletter vi opplysningene om deg. Opplysninger vi er påkrevd å ta vare på ihht norsk regnskapslov blir lagret i 10 år, deretter blir de slettet.

Dersom du er ansatt i virksomheten og avslutter din stilling, tar vi vare på opplysninger vi er påkrevd å ha ihht til norsk regnskapslov. Eposter og annet innhold på pc vil bli slettet.

Hvem er opplysningene tilgjengelig for?
Orgservice AS er en liten virksomhet med 10 ansatte som jobber på tvers av flere områder. Dine opplysninger er tilgjengelig for de ansatte som i kraft av sine stillinger har behov for å behandle opplysningene.

Tredjeparter vi deler med?
Vi selger ikke dine personopplysninger til tredjepart. Men for å oppfylle vår del av medlemsavtalen er det nødvendig at vi deler informasjon med hoteller ifm arrangementer, flyselskap ifm reiser, og andre leverandører vi benytter oss av. Orgservice AS har inngått en databehandleravtale med alle våre underleverandører. Våre leverandører kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn det de er innhentet til.

Hvor oppbevares opplysningene dine?
Dine personopplysninger oppbevares av Orgservice AS i CRM systemet 24 Seven Office. 24 Seven Office er et norsk selskap og har sine servere i Norge. Orgservice AS har inngått en databehandleravtale med 24 Seven Office for å sikre riktig behandling av dine opplysninger.

Orgservice AS lagrer også dine opplysninger i Dropbox for Business. Dropbox har sine fysiske servere utenfor EU/EØS-området. Dataoverføring som gjøres til en server i tredjeland følger reglene for sikker dataoverføring innenfor rammen av EUs personvernforordning GDPR, i henhold til Privacy Shield Frameworks som er utarbeidet mellom EU og USA. Les mer om Privacy Shield Framework på denne nettsiden: https://www.privacyshield.gov.

Dine rettigheter

  • Innsyn: Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler og hvordan vi behandler dem. Ønsker du å få et uttrekk av disse dataene kan du kontakte oss på opplysningene under.
  • Retting: Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og at de er nødvendige for å iverksette avtalene vi har inngått med deg og gi deg god service. Du kan kreve at vi retter og sletter opplysninger om deg hvis de er mangelfulle eller unødvendige.
  • Sletting: Orgservice AS sletter personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle det formålet de ble innhentet for. Det betyr at så lenge du har en avtale med en av våre kunder, lagrer vi nødvendige opplysninger om deg.

Kontaktinformasjon
Orgservice AS er behandlingsansvarlig for håndtering av dine personopplysninger. Har du spørsmål om hvordan dine opplysninger behandles, eller ønsker å komme i kontakt med oss av andre grunner kan vi nås her:

Orgservice AS
Thomles gate 4, 0270 Oslo, Norge
Telefon: 22 20 03 90
Epost: post@orgservice.no
Organisasjonsnummer: 919855096